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26 January, 2023AJUDAS DE CUSTO E SUBSÍDIOS DIÁRIOS
Genericamente, e tal como disposto no art.º 2º do IRS, as ajudas de custo e de transporte atribuídas aos trabalhadores das empresas que se desloquem em serviço, estão isentas de IRS (e de encargos para a Segurança Social), até ao limite dos quantitativos estabelecidos para os servidores do Estado.
Estes quantitativos constam de diplomas legais. Para além do citado CIRS (art.º 2), o Decreto- Lei n.º 106/98, de 24 de Abril (designadamente o art.º 8º) e a Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de Dezembro, que se encontram em vigor e é sujeita a actualizações regulares, todos citados como Lei ao longo deste artigo.
Sempre que haja lugar ao pagamento destes valores aos seus trabalhadores, as empresas deverão organizar e manter documentação apropriada, assegurando que, em nenhuma circunstância, haja dúvidas de que os montantes pagos se confundam com remunerações adicionais.
A aplicação ao sector privado dos limites de isenção dos montantes pagos aos seus trabalhadores nem sempre é fácil, dado que o texto da Lei foi elaborado para aplicação aos servidores do Estado. Começa logo pela função de “membros do Governo”, que quando aplicada ao sector privado, pode ser entendida como membros da Administração/Gerência ou da Direcção, mas de legitimidade discutível. Também a equivalência aos níveis remuneratórios da Administração Pública é difícil de estabelecer, pois não se esgota na equivalência da remuneração entre trabalhadores, em sentido absoluto, dos dois sectores de actividade.
Nestes constrangimentos, e na falta de um texto claramente dedicado ao sector privado, as equivalências que abaixo se desenvolvem seguem um entendimento que a própria administração fiscal tende a reconhecer como valida ao longo dos anos. Acresce que se o legislador nunca se preocupou com este assunto, então é porque aceita as regras do jogo, mas não custava muito ajustar o texto da Lei para que a aplicação dos limites fosse mais clara. É que se estas equivalências, por qualquer razão, não forem validadas, pode considerar-se que os montantes pagos excedem os limites legais, e por isso ser sujeitas a tribulação.
1. DESLOCAÇÕES
A entidade patronal deve organizar e manter documentação adequada, por deslocação/trabalhador, que justifique:
• O motivo da deslocação
• A natureza das despesas em cada ajuda de custo atribuída (no caso específico das deslocações no estrangeiro, se as mesmas contemplarem refeições diárias, ao montante concedido será deduzido 30% por cada refeição incluída, e caso a entidade empregadora suporte as despesas de alojamento, será somente atribuído 70% da ajuda de custo diária).
• Se a ajuda de custo se destina a deslocações para a participação em estágios ou cursos no estrangeiro, observando o disposto no artigo 3º do Decreto-Lei nº 192/95, de 28 de Julho. Pode a entidade patronal aplicar qualquer uma das tabelas abaixo, processando os valores diários de deslocações tendo em consideração os níveis profissionais ou os níveis de rendimento do abonado.
| Deslocações Nacionais (Continente e Regiões Autónomas) | Limite isenção IRS e SS |
| Outros | 46.86€ |
| Com vencimentos entre Niv. Rem. 9 e 18 (1 355,96 e 892,53 €) | 51.05€ |
| Com vencimentos superiores a Niv. Rem. 18 (1 355,96 €) | 62.75€ |
| Membros do governo ou equivalente no setor privado * | 69,19 € |
| Deslocações Internacionais (no estrangeiro e ao estrangeiro) | |
| Outros | 111.88€ |
| Com vencimentos entre Niv. Rem. 9 e 18 (1 355,96 e 892,53 €) | 131.54€ |
| Com vencimentos superiores a Niv. Rem. 18 (1 355,96 €) | 148.91€ |
| Membros do governo ou equivalente no setor privado * | 167.67€ |
O abono de ajudas de custo não pode ter lugar para além de 90 dias seguidos. Se tal acontecer, estes abonos passam a ter a natureza de rendimento do trabalho dependente, sujeitos por isso a IRS e a contribuições para a Segurança Social, no respeito por critérios de residência fiscal e sujeição ao regime contributivo da Segurança Social.
Em qualquer circunstância, o limite de 90 dias pode ser estendido, mediante solicitação à AT.
Os valores acima são os valores máximos de isenção, sendo possível à empresa estabelecer uma qualquer grelha de abonos abaixo ou acima daqueles valores, sabendo que se superior, o excedente fica sujeito a tributação.
Chama-se ainda a atenção para o facto do abono de ajudas de custo pelo valor máximo aceite fiscalmente ser incompatível com o abono de despesas de alojamento ou refeição. O pagamento de um abono desta natureza não pode, em qualquer circunstância, traduzir-se num aumento real da remuneração do trabalhador, atraindo tributação. A logica subjacente ao abono de ajudas de custo é a entidade empregadora suporta os encargos com as deslocações.
Há ainda que distinguir entre as deslocações diárias que envolvem um único dia das deslocações por dias sucessivos, sendo que a distancia percorrida desde o domicílio necessário (genericamente, o local de trabalho, não de residência) é diferente.
DESLOCAÇÕES DIÁRIAS – para além de 20 km do domicílio necessário
DESLOCAÇÕES POR DIAS SUCESSIVOS – para além de 50 km do domicílio necessário
| Deslocações diárias | |
| Que abranjam o período entre as 13 e as 14 h | 25% |
| Que abranjam o período entre as 20 e as 21 h | 25% |
| Que impliquem dormida | 50% |
| Deslocações por dias sucessivos | |
| Dia de partida | |
| até às 13 h | 100% |
| das 13 às 21 h | 75% |
| após as 21 h | 50% |
| Dia de chegada | |
| até às 13 h | 0% |
| das 13 às 20 h | 25% |
| após as 20 h | 50% |
| Restantes dias | 100% |
Entende-se que os valores e percentagens acima indicadas podem incluir, pelo menos, uma refeição e/ou dormida, não havendo lugar aos respectivos abonos quando o empregador reembolse directamente o trabalhador das despesas efectivamente incorridas com alojamento e/ou refeições, mediante apresentação da respectiva factura.
O documento de suporte ao pagamento do abono deve incluir, obrigatoriamente:
• As horas de partida e chegada e os dias em que esteve deslocado
• Justificação/natureza de cada deslocação, dia a dia
• O respectivo abono diário e total
Importa salientar que os transportes ou quilómetros percorridos em carro próprio ao serviço da entidade empregadora não estão incluídos nos abonos de ajudas de custo, conforme abaixo melhor se desenvolve.
2. SUBSÍDIO DE TRANSPORTE
A exemplo dos abonos devidos por ajudas de custo e deslocações, também os subsídios de transporte atribuído aos funcionários das empresas pela utilização de automóvel próprio em serviço encontram-se igualmente isentos IRS e contribuições para a Segurança Social até ao limite fixado para os servidores do Estado.
O documento de suporte ao pagamento do abono do subsídio de transporte deve conter, obrigatoriamente:
• Nome do empregado
• Distancia percorrida, mencionado o dia, ponto de partida e de destino
• Justificação/natureza da deslocação
• Matrícula da viatura utilizada
• Distância percorrida
O pagamento de subsídios de transporte, contra a entrega de recibo de quitação assinado pelo funcionário, exclui a possibilidade de a entidade patronal contabilizar os custos efectivos com combustíveis, ainda que documentados por factura emitida em seu nome. Doutro modo, proceder-se-ia a uma dupla contabilização do mesmo custo.
| Transporte em veículo próprio | 0.40€ |
| Transportes públicos | 0,12 € |
| Transporte veículo motorizado não automóvel | 0.16€ |
3. SUBSÍDIO DE ALIMENTAÇÃO
Depende da forma como o subsídio é recebido e do montante. Segundo as mais recentes alterações, caso receba o seu subsídio de alimentação em dinheiro e este não exceda os 6.00 euros, fica isento de descontos para a Segurança Social e IRS. Esta isenção é válida tanto para privados como para a função pública.
Já em cartão de refeição/vales de refeição, o montante máximo isento é de 9.60 euros.
